ООО «Конкорд билдинг»

Автоматизация всех бизнес-процессов компании ООО «Конкорд билдинг»

Фин.услуги

Клиент: ООО «Конкорд билдинг» (IMPEX)
Сайт: https://impex-center.ru
Вид деятельности: Международные платежи для участников ВЭД
Тариф Битрикс24: Коробочная версия, корпоративный портал - 50
Город: г. Москва

ООО «Конкорд билдинг» (IMPEX) - это надежный платежный агент для сделок с иностранными контрагентами. IMPEX предоставляет финансовые услуги по логистике для участников внешнеэкономической деятельности: как экспортерам, так и импортерам

Генеральный директор: Антимонов Виктор Валериевич

Задачи:

Основной целью в рамках внедрения Битрикс24 в процессы компании IMPEX была автоматизация действующего процесса работы с заявками. Необходимо осуществлять прозрачный контроль по исполнению каждой заявки и минимизировать время ее исполнения посредством быстрого формирования документов.

Более того, посредством Битрикс24 необходимо автоматически рассчитывать суммы к уплате по инвойсам.

Также, необходимо отслеживать участие агентов в каждой сделке и напоминать про выплаты им за их участие в процессе продажи.

Процесс настройки и внедрения системы Битрикс24:

Аудит
Для успешного внедрения системы Битрикс24 в IMPEX специалисты Bitexart провели серию встреч по аудиту текущих бизнес-процессов клиента, которые впоследствии были переложены на Битрикс24.

Архитектурное решение по автоматизации IMPEX было представлено команде клиента, которая была ответственна за внедрение Битрикс24 в компанию во главе с Григоровой Еленой (отдел «Внешний контур»).
УСТАНОВКА КОРОБОЧНОЙ ВЕРСИИ БИТРИКС24
Параллельно с проведением аудита процессов IMPEX программисты BitexART занимались установкой коробочной версии на сервер клиента.
Настройка
После того, как техническое задание было утверждено и подписано, специалисты Bitexart приступили к настройке системы по согласованному решению, представленному в формате технического задания.

Что было сделано:

Интегрирован сайт IMPEX для получения заявок:

Интегрирован почтовый ящик для получения запросов от потенциальных клиентов:

Настроена воронка «ЛИДЫ»:

В данном направлении происходит работа с заявками от потенциальных клиентов до момента заключения договора-поручения: когда оставляется потенциальным клиентом на сайте или же отправлен запрос на почту.

Настроена воронка «ПРОДАЖИ (НОВЫЙ ИНВОЙС)»

В данном направлении происходит работа с заявками от потенциальных клиентов до момента заключения договора-поручения: когда оставляется потенциальным клиентом на сайте или же отправлен запрос на почту.

Созданы шаблоны документов «Поручение поверенного», «Договор поручения», «Счет MOEX», «Счет ЦБ»:

Для мгновенного документарного оборота между IMPEX и ее заказчиками были настроены шаблоны выше указанных документов, благодаря которым ответственный сотрудник один раз заполняет поля в карточке сделки, и на основе этих данных при выборе нужного документа система автоматический вносит данные заказчика в документ.

Настроен автоматический расчет значения поля «Итоговая сумма платежа в адрес Поверенного»:

Настроен смарт-процесс «ОТЧЕТ АГЕНТА» и автоматизация по выплатам агенту:

В данном отчете автоматически формируются элементы, если к основной сделке был причастен агент.

Также, автоматически рассчитывается сумма выплаты агентского вознаграждения в зависимости от суммы по инвойсу и комиссионной ставки.

После исполнения инвойса статус по выплате агента меняется на «требует оплаты», что сигнализирует о необходимости эту оплату произвести.

Внедрение

Специалистами BitexART было проведено обучение сотрудников IMPEX работе в системе Битрикс24.

Данное обучение было записано и сохранено, таким образом, новые сотрудники IMPEX смогут изучить работу в системе по данным записанным урокам.

Результаты внедрения:

Исходя из всего вышеперечисленного, все задачи по автоматизации IMPEX были успешно закрыты, а именно:

автоматизация действующего процесса заключения договора-поручения;
автоматизация процесса работы с инвойсами;
подключение всех источников коммуникации с клиентами и получения заявок: почта и сайт;
оперативное создание необходимых документов в рамках каждого запроса;
автоматический расчет итоговой суммы оплаты по инвойсу;
автоматический расчет суммы вознаграждения для агентов и автоматическое напоминание о его выплате;
мгновенное взаимодействие сотрудников внутри компании посредством встроенных процессов.

Более того, сам портал до сих пор сопровождается экспертом BitexART, который постоянно модернизирует систему, фиксируя пожелания сотрудников IMPEX и помогая им развиваться вместе с Битрикс24.

Преимущества от внедрения Битрикс24:

автоматизирован процесс продажи;
автоматизирован процесс работы с инвойсами;
быстрое реагирование на запросы от потенциальных клиентов;
автоматизировано ведение отчета агентов;
автоматизирован процесс расчетов суммы по оплате;
рабочий корпоративный портал для сотрудников IMPEX.

А также, теперь управленческий аппарат IMPEX может контролировать все процессы через Битрикс24, находясь в любой точке мира, при этом качество работы всей компании с каждым днем только улучшается.

Назад к списку кейсов