ООО «Эрроу кэпитал»
Автоматизация всех бизнес-процессов компании «Эрроу кэпитал»
Сайт: https://arrowcapital.ru
Вид деятельности: реализация девелоперских проектов в области жилой, коммерческой и промышленной недвижимости.
Тариф Битрикс24: Коробочная версия, корпоративный портал - 12
Количество пользователей Битрикс24: 12
Город: г. Москва
Arrow Capital – группа компаний, основными направлениями деятельности которой являются реализация девелоперских проектов в области жилой, коммерческой и промышленной недвижимости, включая брокеридж коммерческой и жилой недвижимости, техническая эксплуатация объектов недвижимости и предоставление функций тех. заказчика.
Команда Arrow Capital обладает профессиональными знаниями, работает на базе накопленного опыта и лучших
практик в сфере девелопмента и управления недвижимостью, с учетом глубокого понимания локальных рынков и
индивидуального подхода к каждому клиенту.
Генеральный директор: Шаталов Сергей Александрович
Задачи:
- управление арендными отношениями;
- управление эксплуатацией объекта (техническая эксплуатация, обеспечение безопасности, комплексная уборка);
- управление административными процессами (юридическое и бухгалтерское обслуживание).
Более того, сами объекты ГК Arrow Capital должны фиксироваться в системе, а процессы запускаться по ним автоматически. Внутренние процессы согласования документов, отправление заявок на закупку материалов и фиксация отсутствия сотрудников необходимо было перенести в систему.
Процесс настройки и внедрения системы Битрикс24:
-
Аудит
Для успешного внедрения системы Битрикс24 в ГК Arrow Capital специалисты Bitexart провели серию встреч по аудиту текущих бизнес-процессов клиента, которые впоследствии были переложены на Битрикс24.
Архитектурное решение по автоматизации ГК Arrow Capital было представлено команде клиента, которая была ответственна за внедрение Битрикс24 в компанию во главе с Игорем Сорокиным (управляющий директор).
-
Установка коробочной версии битрикс24
Изначально ГК Arrow Capital начала работать в Битрикс24, используя облачный тариф «Профессиональный». После года активного внедрения системы в процессы группы компании было принято решение «переехать» на коробочную версию Битрикс24, чтобы в дальнейшем «кастомизировать» систему под свои процессы. Специалисты Bitexart взяли эту задачу на себя: перенос настроек с облачной версии Битрикс24 на коробочную и установка коробочной версии на сервер клиента.
-
Настройка
После того, как техническое задание было утверждено и подписано, специалисты Bitexart приступили к настройке системы по согласованному решению, представленному в формате технического задания.
Что было сделано:
В данном списке хранятся карточки всех объектов ГК Arrow Capital, которые необходимо обсуживать.
Здесь хранятся графики запланированных работ в разрезе их вида. Например, по типу «внутреннее освещение» запланировано техническое обслуживание щитов, а именно:
При запуске какого-либо бизнес-процесса из раздела «план-график» в направлении «Заявка ППР» автоматически создаются карточки ТО с заданиями в зависимости от месяца по объекту, а именно:
В данном направлении автоматизация настроена таким образом, чтобы в зависимости от типа работы и месяца ответственным сотрудникам приходили задания на их исполнение:
Сотрудник имеет возможность создать заявку вручную по запросу арендатора, а также арендатор может самостоятельно заполнить форму, указав причину неисправности и подкрепить фото неисправности:
В данном направлении производится работа ответственных сотрудников за объекты. Направление содержит автоматизацию на стадиях процесса для эффективной работы по каждой из заявок. Результат каждого запроса арендатора фиксируется внутри карточки заявки ВПР, а именно:
Данный процесс запускается из сделки. Для того чтобы начать процесс, необходимо указать материалы, которые нужно закупить, и сроки.
Далее запрос на закупку отправляется в виде задания менеджеру на ознакомление. Генеральный директор может согласовать или отклонить данный запрос. После согласования снабженец получает задание, в котором ему необходимо указать поставщика и прикрепить счет на закупку, который генеральный директор также согласовывает. После согласования счета руководителем бухгалтер компании получает задание на оплату счета, прикрепляет платежное получение.
В итоге, снабженцу ставится задание на получение поставки материала от поставщика, подтверждением получения будет являться подкрепление накладной к процессу.
Сотрудник имеет возможность заполнить заявку на отсутствие на рабочем месте за себя и за другого сотрудника. Данная заявка проходит процесс согласования, после чего отсутствие сотрудника утверждается, отклоняется или корректируется. В реестр «Отсутствие» добавляется соответствующая запись.
В данном процессе осуществляется согласование служебных записок. Конечный результат по запущенному процессу фиксируется в реестре «Служебные записки» и подгружается в раздел «Диск» в папку «Служебные записки»:
После заполнения формы инициатором, начинается последовательный процесс согласования всеми ответственными сотрудниками: бухгалтер, генеральный директор. Как только документ будет утвержден, инициатор получает уведомление об успешном согласовании. Перечень согласованных документов ведется в реестре «согласование документов»:
Специалистами BitexART было проведено обучение сотрудников ГК Arrow Capital работе в системе
Битрикс24.
Данное обучение было записано и сохранено, таким образом, новые сотрудники ГК Arrow Capital смогут
изучить работу в системе по данным записанным урокам.
Результаты внедрения:
Исходя из всего вышеперечисленного, все задачи по автоматизации ГК Arrow Capital были успешно закрыты, а именно:
- автоматизация процесса получения заявок по плановому и внеплановому предупредительному ремонту зданий и помещений, а также их эффективное распределение между ответственными сотрудниками для быстрого исполнения в разрезе графика работ;
- структурированный контроль обслуживания всех объектов ГК;
- автоматизация процесса согласования документов и служебных записок;
- автоматизация процесса согласования отсутствия сотрудников и процесса закупки материалов;
- мгновенное взаимодействие сотрудников внутри компании посредством встроенных процессов.
Более того, сам портал до сих пор сопровождается экспертом BitexART, который постоянно модернизирует систему, фиксируя пожелания сотрудников ГК Arrow Capital и помогая им развиваться вместе с Битрикс24.
Преимущества от внедрения Битрикс24:
- автоматизирован процесс получения заявок по плановому и внеплановому ремонту, что уменьшает количество затраченного времени на исполнение данных заявок;
- быстрый и безошибочный процесс передачи информации в закупку;
- прозрачная работа каждого ответственного лица;
- быстрое и эффективное взаимодействие между различными отделами ГК Arrow Capital;
- рабочий корпоративный портал для сотрудников ГК Arrow Capital.
А также, теперь управленческий аппарат ГК Arrow Capital может контролировать все процессы через Битрикс24, находясь в любой точке мира, при этом качество работы всей компании с каждым днем только улучшается.
