ООО «Автолидер»
Автоматизация всех бизнес-процессов компании «Автолидер»
Сайт: https://тк-автолидер.рф
Вид деятельности: Перевозка грузов неспециализированными автотранспортными средствами
Тариф Битрикс24: Коробочная версия, корпоративный портал - 250
Количество пользователей Битрикс24: 250
Город: г. Москва
«Автолидер» – грузоперевозки по России. Любые объемы, любые расстояния. Компания осуществляет доставку грузов любого объема и веса в любую точку России (от небольших партий в составе сборного груза до масштабных перевозок автопоездами).
Богатый опыт и высокий профессионализм сотрудников компании ООО «Автолидер» обеспечивает высокий уровень сервиса.
Генеральный директор: Свиякова Анастасия Владимировна
Задачи:
- Основной целью в рамках внедрения Битрикс24 в процессы компании ООО «Автолидер» была автоматизация процесса поиска и найма сотрудников.
- Также, все внутренние процессы компании, такие как: согласование документов, заявки на приобретение ТМЦ, закупки, согласование оплат, просмотр претензий, проверка перевозчика по заявке и другие, необходимо автоматизировать.
- Для аккумулирования всех запросов в одной системе необходимо интегрировать все источники коммуникации с соискателями: онлайн-чат, формы, виджет на сайте, телефония.
- Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции, автомобилей и ДТП было также пожеланием клиента.
Процесс настройки и внедрения системы Битрикс24:
-
Аудит
Для успешного внедрения системы Битрикс24 в ООО «Автолидер» специалисты Bitexart провели серию встреч по аудиту текущих бизнес-процессов клиента, которые впоследствии были переложены на Битрикс24.
Архитектурное решение по автоматизации ООО «Автолидер» было представлено команде клиента, которая была ответственна за внедрение Битрикс24 в компанию.
-
Установка коробочной версии битрикс24
Параллельно с проведением аудита процессов ООО «Автолидер» программисты BitexART занимались установкой коробочной версии на сервер клиента.
-
Настройка
После того, как техническое задание было утверждено и подписано, специалисты Bitexart приступили к настройке системы по согласованному решению, представленному в формате технического задания.
Что было сделано:
После первого контакта по оставленной заявке менеджер HR конвертирует данную заявку в успех и на основании нее создается карточка сделки в воронке «ДЕПАРТАМЕНТ HR», если она оказалась теплой. В противном случае заявка закрывается в отказ в зависимости от причины ее неуспеха.
В данном направлении продолжается работа с входящими заявками от соискателей. На каждой из стадий настроена автоматизация таким образом, чтобы минимизировать количество времени, затраченного на обработку заявок. На стадии «В ожидании» срабатывает бизнес-процесс, согласно которому в соответствии с проверкой службы безопасности дальше происходит работа с заявкой: либо заявку бракуют, либо трудоустраивают соискателя.
Согласование: договора закупа, договора купли-продажи, договора перевозки-заказа, служебных записок об удержании/премировании, общих служебных записок, обходной лист на увольнение, заявления на отпуск, приказов, срочной оплаты, закупки, договора перевозка-исполнителя, административного отпуска, эксплуатации срочной оплаты ОП и экспедиции, доверенности, претензии, договора лизинга, штрафа воротного, договора-перевозки с НДС, договора-перевозки без НДС, административного отпуска (день).
Заявки: на подбор персонала, на приобретение ТМЦ, на проверку перевозчика
Процесс – замена электронного документооборота внутри компании. Благодаря данному бизнес-процессу система помогает сотрудникам ООО «Автолидер» отслеживать получение оригиналов документов, оплаты бухгалтерам, распределение прав доступа на чтение и редактирование документов.
В выше указанных списках хранится вся информация как по входящей, так и по исходящей корреспонденции. Таким образом, каждый сотрудник всегда может обратиться к данному реестру и через фильтры Битрикс24 быстро найти необходимую корреспонденцию.
Так как процесс согласования и выдачи командировочных расходов в компании ООО «Автолидер» постоянно используемый процесс, было принято решение сделать отдельную канбан-доску для их согласований.
На каждой из промежуточных стадий настроены автоматические действия по распределению заданий между ответственными для молниеносного взаимодействия в рамках данного процесса.
и реестр ДТП, благодаря которому ответственный сотрудник отслеживает все ДТП
Данный отчет формируется при выборе периода и в разрезе выбранных сотрудников.
Специалистами BitexART было проведено обучение сотрудников ООО «Автолидер» работе в системе Битрикс24.
Данное обучение было записано и сохранено, таким образом, новые сотрудники ООО «Автолидер» смогут изучить работу в системе по данным записанным урокам.
Результаты внедрения:
Исходя из всего вышеперечисленного, все задачи по автоматизации ООО «Автолидер» были успешно закрыты, а именно:
- автоматизация процесса получения заявок по плановому и внеплановому предупредительному ремонту зданий и помещений, а также их эффективное распределение между ответственными сотрудниками для быстрого исполнения в разрезе графика работ;
- автоматизирован процесс работы с входящим трафиком от соискателей;
- автоматизирован процесс обработки заявок отдела HR;
- автоматизированы процессы согласования документов и подачи заявок на рассмотрение;
- интегрированы все источники коммуникации с соискателями;
- автоматизировано ведение базы транспорта, ДТП;
- созданы реестры входящей и исходящей корреспонденции;
- мгновенное взаимодействие сотрудников внутри компании посредством встроенных процессов.
Более того, сам портал до сих пор сопровождается экспертом BitexART, который постоянно модернизирует систему, фиксируя пожелания сотрудников ООО «Автолидер» и помогая им развиваться вместе с Битрикс24.
Преимущества от внедрения Битрикс24:
- автоматизирован процесс работы отдела HR;
- минимизация временных затрат на такие процессы как согласование документов, обработки заявок и документооборота;
- минимизация временных затрат на согласование командировочных расходов;
- прозрачное ведение реестра ДТП и понимание на какой стадии находится процесс;
- отслеживание эффективности каждого сотрудника компании в разрезе его задач;
- быстрое и эффективное взаимодействие между различными отделами ООО «Автолидер»;
- рабочий корпоративный портал для сотрудников ООО «Автолидер».
А также, теперь управленческий аппарат ООО «Автолидер» может контролировать все процессы через Битрикс24, находясь в любой точке мира, при этом качество работы всей компании с каждым днем только улучшается.
